Politica de tratamientos de datos

POLÍTICAS PARA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
HERRAJES ANDINA S.A.S
1. OBJETIVO
Garantizar un tratamiento adecuado de los datos personales que maneja la compañía dando
cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único
Reglamentario No. 1074 de 2015 y de las demás normas que los deroguen, modifiquen o
complementen.
2. ALCANCE
Aplica para las bases de datos y archivos que contengan información personal de proveedores,
clientes, colaboradores o cualquier otra persona cuya información sea objeto de tratamiento por
parte de Herrajes Andina S.A.S.
3. DISPOSICIONES GENERALES
3.1 DEFINICIONES
Para los efectos de la siguiente política se tendrán en cuenta las definiciones relacionadas en la Ley
1581 de 2012, las cuales significan lo siguiente:
 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el
tratamiento de sus datos personales.
 Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
 Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables.
 Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede
generar discriminación, como por ejemplo: aquellos que revelen el origen racial o étnico,
la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales o derechos humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual
y a los datos biométricos.
 Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica, pública o privada que por sí
misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de los datos personales por cuenta del
Responsable del tratamiento.
 Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que decida por
si misma o en asocio con otros, decida sobre la base y/0 tratamiento de los datos.
 Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3.2 PRINCIPIOS
La compañía en el tratamiento de datos personales aplicará los siguientes principios de acuerdo
con la normatividad vigente:
 Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento se regirá con lo
establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones que la desarrollen.
 Principio de Finalidad: El Tratamiento obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo con
la Constitución y La ley, la cual será informada al Titular.
 Principio de Libertad: El tratamiento sólo se ejercerá con el consentimiento, previo,
expreso e informado por el Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o
divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el
consentimiento.
 Principio de veracidad o calidad: La información sujeta al Tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se permitirá el
tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
 Principio de transparencia: En el tratamiento se garantizará el derecho del Titular a
obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento en cualquier
momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le
conciernan.
 Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se
derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y
la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas
autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente Ley. Los datos
personales, salvo la información pública no podrán estar disponibles en Internet u otros
medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente
controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros
autorizados conforme con la Ley vigente.
 Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del
Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente Ley, se deberá
manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para
otorgar seguridad a los registros evitando s adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso
no autorizado o fraudulento.
 Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de
datos personales que no tengan naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la
reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación
de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas
en la Ley vigente y en los términos de la misma.
4. POLITICA
4.1. Generales
 Herrajes Andina S.A.S, en adelante la Compañía, identificada con NIT 802003931-5,
domicilio principal en la Cra. 53 No. 42 - 08 en la ciudad Barranquilla, Atlántico y dirección
web: www.herrajesandina.com.co, se hace responsable del tratamiento de datos
personales que aparezcan registrados en sus bases de datos y archivos de conformidad
con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único
Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o
complementen.
 Para efectos de alguna solicitud o reclamación relacionada con la presente política se pone
a disposición el correo electrónico datospersonales@herrajesandina.com y el Teléfono:
3720236.
 Toda área o colaborador de la Compañía que por sus funciones esté encargado del
tratamiento de bases de datos con información personal, debe cumplir con lo dispuesto
en la política y procedimiento del presente documento.
 La compañía debe inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos las bases que
contengan datos personales sujetos a tratamiento.
4.2. Tratamiento de la información
 Cumplimiento de la Ley: la Compañía cumple estrictamente los requerimientos de ley
sobre Protección de Datos Personales, en especial la Ley 1581 de 2012, el Decreto
Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás
normas que los deroguen, modifiquen o complementen.
 Finalidad: la Compañía informa a los titulares la finalidad especifica del tratamiento de sus
datos personales, el cual en todo caso tendrá como fin principal realizar la gestión
contable, fiscal, administrativa, comercial, operativa, y de recursos humanos de la
Compañía; así como el desarrollo de actividades de bienestar, salud, educación, cultura, y
velar por la seguridad de personas y bienes relacionadas con la actividad de la misma.
Además se suprimirán los datos personales recaudados cuando hayan dejado de ser
necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
 Autorización: la Compañía ejercerá el tratamiento de la información con el
consentimiento previo, expreso e informado del titular, el cual será obtenido a través de
cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
No es necesaria la autorización cuando se trate de:
 Información que sea requerida por una entidad pública o administrativa en
ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
 Datos que sean de naturaleza pública.
 Casos de urgencia médica o sanitaria.
 Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos
o científicos.
 Datos relacionados con el Registro Civil de la persona.
 Veracidad: la información facilitada por el titular deberá ser veraz, completa, exacta,
comprobable y actualizada. El titular garantiza la autenticidad de todos aquellos datos que
comunique a la Compañía.
 Acceso y circulación de la información: en el tratamiento de la información la Compañía
se acoge a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las
disposiciones de la Ley y de la Constitución. En este sentido la Compañía sólo hará
tratamiento de los datos con autorización del titular y en los casos previstos por la Ley.
 Seguridad de la información: la Compañía cuenta con las medidas técnicas, humanas y
administrativas necesarias para garantizar seguridad a los datos de carácter personal
obtenidos y que reposan en sus bases de datos y archivos, evitando su adulteración,
pérdida, consulta o acceso no autorizado o fraudulento.
 Confidencialidad: la Compañía garantiza la reserva de la información, inclusive después de
finalizadas las labores que comprende el tratamiento. Los colaboradores de la Compañía
encargados del tratamiento de la información personal se comprometen a cumplir con lo
dispuesto en la política y procedimiento del presente documento.
 Datos sensibles: la Compañía únicamente puede tratar datos sensibles cuando:
 El titular haya otorgado autorización explícita a dicho tratamiento.
 Sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre
física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos se requiere autorización de
los representantes legales.
 Se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa
de un derecho en un proceso judicial.
 Tenga una finalidad histórica, estadística o científica, siempre que se adopten
medidas para la supresión de identidad de los titulares.
 Derechos de los titulares: los titulares de la información tratada por la Compañía tienen
los siguientes derechos:
 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
 Solicitar prueba de autorización otorgada a la Compañía, salvo en los casos que
especifica la Ley que no requieren autorización: o Información requerida por una
entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden
judicial o Datos de naturaleza pública o Urgencia médica o sanitaria o Tratamiento
de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
o Datos relacionados con el registro civil de las personas.
 Ser informado del uso que se le ha dado a sus datos personales.
 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
incumplimiento a la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013,
Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás normas que los
deroguen, modifiquen o complementen.
 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos cuando la Compañía no
respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
 Acceder a sus datos personales objeto de tratamiento por la Compañía.
 El titular de la información puede presentar peticiones, consultas y reclamos a
través del correo datospersonales@herrajesandina.com
5. PROCEDIMIENTO
5.1 Autorizaciones
La Compañía solicita autorización escrita, por medio magnético o físico, a todo proveedor, cliente
o colaborador del cual realice el tratamiento de datos personales, siempre que sea persona
natural, para que sus datos puedan ser tratados de conformidad con la finalidad establecida en
cada caso.
5.2 Consultas
El titular o el causahabiente que desee realizar consultas sobre su información personal lo podrá
hacer a través del correo electrónico datospersonales@herrajesandina.com. Por solicitud del
titular, la Compañía suministrará toda la información contenida en el registro individual o
vinculado con la identificación del titular. La Compañía responderá la consulta en un término
máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo de la misma. Si no es posible
dar respuesta en este lapso de tiempo, la Compañía informará al interesado los motivos de la
demora y señalará la fecha de respuesta que no puede superar cinco (5) días hábiles siguientes al
primer vencimiento.
5.3 Reclamos
El titular o el causahabiente podrá realizar un reclamo ante la Compañía para que su información
personal sea objeto de corrección, actualización, supresión o cuando consideren que la Compañía
incumple con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único
Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o
complementen. Igualmente podrá revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus
datos personales. Los reclamos se hacen a través del correo electrónico
datospersonales@herrajesandina.com.
Los reclamos deben contener:
 Identificación del titular.
 Descripción de los hechos que dan a lugar el reclamo.
 Dirección.
 Documentos adjuntos (si aplica).
Si la persona encargada de recibir el reclamo detecta que los datos no están completos solicitará
al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo que se
hagan las correcciones necesarias. La persona encargada de recibir el reclamo dará respuesta del
mismo. En caso de no ser competente para hacerlo, enviará en un término de máximo dos (2) días
hábiles a quien debe dar respuesta e informará de tal situación al interesado.
La Compañía responderá al reclamo dentro de los quince (15) días hábiles contados desde el día
siguiente al recibo del mismo. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, la Compañía
informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta, dentro de los
ocho (8) días hábiles siguientes al primer vencimiento. Los reclamos presentados por los titulares
se deberán inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos.
5.4 Excepciones
La presente política no aplica para las bases de datos y archivos que:
 Tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección,
monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
 Tengan por finalidad y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
 Tengan por finalidad información periodística y otros contenidos editoriales.
5.5 Vigencia
La presente Política y Procedimiento entra en vigencia a partir del 28 de Junio de 2017 y el periodo
de vigencia se regirá por las disposiciones que rigen la materia conforme con los requisitos de
finalidad y temporalidad de la información.
Dada en Barranquilla a los 28 días del mes de Junio de 2017.
Las solicitudes por Whasapp se atienden en orden de llegada. Se dará respuesta a la brevedad.

POLÍTICAS DE USO
TRATAMIENTOS DE DATOS
Dirección:
Carrera 53 # 42 - 08, Barranquilla
Teléfono(s):
(+57) 605 372 0238
(+57) 605 379 4948
(+57) 605 372 0236
Telefax: (+57) 605 349 0864
Email:
mercadeo@herrajesandina.com
www.herrajesandina.com
www.herrajeselectricos.